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Gestión

Gestión escolar 2021, planificarla de forma colaborativa y digital

Encuentro de fin de año entre Acadeu y directores de escuelas

Para cerrar el año escolar 2020, Acadeu organizó un espacio de reflexión en torno a las claves a tener en cuenta para planificar la gestión escolar 2021 considerando los posibles escenarios que podrían presentarse con la intención de afrontar lo mejor posible la incertidumbre y acompañar a la comunidad educativa y al trabajo del equipo docente.

Encuentro de directores

Norberto Yoan, CEO de Acadeu, comenzó el encuentro sobre gestión escolar 2021 analizando cómo fue el trabajo el año pasado en las instituciones educativas, en el que las escuelas tuvieron que improvisar una escolaridad 100% virtual no ensayada. En este marco, el contar o no con un sistema y estar lo más organizado posible fueron cuestiones que colaboraron para llevar mejor esta situación inusual y compleja.

Hubo colegios que cuando se decretó el aislamiento social obligatorio sólo disponían del tradicional cuaderno de comunicaciones en papel y de forma abrupta tuvieron que adaptarse a la situación haciendo uso de plataformas más informales para resolver la urgencia, tales como Whatsapp y Facebook. 

Para entender el fenómeno acontecido durante el ciclo 2020, hay que tener en cuenta como punto de partida el modo de trabajo de las instituciones escolares: los colegios están más habituados a trabajar en la presencialidad dentro de los muros del edificio escolar en donde el contacto con el otro siempre está más a mano y en donde también el proceso de enseñanza-aprendizaje se ve fortalecido por lo vincular.

Comunicación escuela – familia

La nueva y repentina realidad hizo que comunicarse en forma rápida y eficiente sea uno de los puntos clave para organizar esta escolaridad en emergencia. Los colegios que previamente a la cuarentena no contaban con un canal de comunicación abierto se encontraron más complicados para resolver la organización institucional y mantener conectada a la comunidad educativa. El trabajo y el esfuerzo que tuvieron que llevar adelante las escuelas en esta circunstancia fue enorme, y sumado a esto, el desgaste que implicaba ya de por sí la situación.

Por otro lado, también hubo casos en los que las instituciones ya tenían un sistema más de índole administrativa que resolvía algunas cuestiones pero que estaba en una computadora de la escuela y, dado el aislamiento, no se podía acceder a la información allí centralizada. Si bien en un contexto presencial este tipo de sistema funcionaba bien no estaba pensado para afrontar una modalidad remota obligando a depender de la disponibilidad de acceso a la pc.

Gestión de cuotas y morosidad

Asimismo, en cuanto a la gestión de cuotas, los colegios se encontraron con muchos inconvenientes para efectivizar la cobranza dado que el manejo habitual era a través del cobro por ventanilla derivando en una preocupante tasa de morosidad. De ahí la importancia de fortalecer la comunicación con las familias y habilitar otros mecanismos de cobro para facilitar el pago a las familias.

Desde Acadeu tuvimos la experiencia con algunos colegios que habían sumado Acadeu justo antes de la cuarentena estricta. Dado que estos ya habían distribuido los accesos, contaban con un canal abierto para poder comunicarse con las familias y coordinar con los docentes para poder ir mejorando la forma de trabajo pero desde una base más sólida e institucional. De hecho, muchas de estas escuelas tenían planeado  usar el sistema de a poco y terminaron incorporándolo más rápido de lo que tenían previsto. También hubo algunas que adoptaron el sistema ya empezado el aislamiento.

A la complejidad del contexto se añadió la particularidad de que hubo muchos cambios en la normativa y en los informes, lo que derivó en una adaptación permanente a otra manera de relevar la información.

La única certeza es que no se sabe cómo será el ciclo lectivo 2021 y es altamente probable que sea bajo una modalidad híbrida. Ante este panorama, lo fundamental es organizarse para poder transitar el año lo mejor posible y llevar tranquilidad y un poco de previsibilidad tanto para los docentes, como para los padres y alumnos. 

¿Por qué es importante contar con un sistema a nivel institucional?

En un contexto en el que están todos juntos en la escuela es mucho más fácil mantener una cotidianeidad, hablar con el docente, ver cómo viene, etc. Mientras que en un situación de escolaridad virtual, si el equipo directivo le decía a los docentes que usen alguna herramienta, esto terminaba siendo una “caja negra”  para los directivos dado que no pueden hacer un seguimiento de lo que estaba trabajando cada uno con sus alumnos.

¿Qué tiene en particular Acadeu?

Es un sistema de gestión escolar integral: Ayuda a organizar la información, mantiene comunicados a todos los actores escolares, posibilita la gestión académica y la gestión administrativa con el manejo de la facturación.  Acadeu está en la nube. Es decir, es un sistema que no requiere ninguna instalación, se puede usar desde el navegador y desde cualquier lugar dispositivo y lugar. Permite trabajar en modo remoto o presencial.

Otra característica es que es de índole colaborativa, cada uno puede hacer su parte y no tiene que recaer todo en una persona. De esta manera, los docentes cargan sus notas; los directivos  pueden revisar la información (calificaciones, mensajes, informes, etc.) antes de que salga llegue a chequear la información antes de que salga a las familias.

Además, Acadeu permite la comunicación interna escolar y externa con los alumnos y las familias. A diferencia del mail, permite acceder a la información de lectura de los mensajes enviados como así también la aprobación previa de los mensajes dirigidos a los tutores y a sus hijos.

Entre otras cuestiones de gran relevancia en este contexto, el sistema permite el armado de informes de trayectoria educativa con llegada directa a las familias y la gestión de cuotas con la habilitación de diversos canales de cobro. Acadeu será de gran ayuda para la gestión escolar 2021.

Link al video Planificá la gestión escolar 2021 de forma colaborativa y digital

En el siguiente link podrán ver la presentación ¡Planificá la gestión escolar 2021 de forma colaborativa y digital! realizada en vivo a través del canal de YouTube de Acadeu:

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Florencia Bacarin

Aprendiz permanente, inspirada por los desafíos del ámbito educativo. Lic. y Prof. en Cs. de la Comunicación (UBA). Magíster en Marketing y Comunicación (UDESA). Responsable de comunicación y marketing en Acadeu (sistema de gestión escolar integral).

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